オフィス移転の際に必要な手続きは？各種届出も忘れずに行おう

オフィス移転を行う際、住所変更に伴ってさまざまな届出を提出する必要があります。
法務局や税務署、社会保険事務所など、書類によって提出先が異なりますので、間違えたり抜け漏れしたりしないように気をつけましょう。

本記事では、オフィス移転の際に必要な公的機関ごとの届出、その他オフィス移転時に忘れてはならない各種手続きについてご紹介します。

その他にも、オフィス移転時に忘れてはならない5つの手続きがあります。

現オフィスの退去手続き

まず、現在のオフィスの解約手続きを行います。
一般的なオフィスビルの賃貸借契約は大きく2種類あり、それぞれ解約の方法が異なります。

• 普通賃貸借契約（一般借家契約）

  • 契約期間に関わらず解約が可能。6ヶ月前予告、3ヶ月前予告など契約書に条件が記載されているため、条件に従って解約予告を行う。

• 定期賃貸借契約

  • 契約期間を定めているため、原則として契約期間内の解約は認められない。

普通賃貸借契約でも、定期賃貸借契約でも、残りの家賃を支払うことですぐに解約することも可能です。
例えば、定期賃貸借契約で残りの契約期間が3ヶ月あった場合、3ヶ月分の家賃を払うことですぐに解約できます。

ただし、現オフィスを退去する場合は原状回復工事も合わせて行う必要があります。
解約時までに原状回復工事を終わらせて引き渡しができるよう、余裕をもって解約手続きを行いましょう。

銀行・クレジットカードの住所変更

法人銀行口座、クレジットカード、ETCなどを持っていれば、それらの住所を変更する必要があります。

それぞれ具体的な手続き方法は銀行やクレジットカード会社などによって異なりますので、移転後にもすぐ使えるよう、早めに手続き方法を確認しておきましょう。

インターネットや電話回線、ライフラインの移転

移転の際にはインターネットや電話回線も同時に移転、または新規契約する必要があります。
移転する場合には移転手続きを、解約して新規に契約するなら解約と契約の手続きを行いましょう。また、電気、ガス、水道などのライフラインの移転も忘れてはなりません。

インターネットや電話回線についてはこちらで詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。

保険の手続き

自社で契約している保険があれば、すべて契約変更の手続きを行う必要があります。社会保険、労働保険、雇用保険、健康保険、厚生年金保険などが当てはまりますので、契約している保険とそれぞれの手続き方法を確認しましょう。

取引先への連絡

最後に、取引先をリストアップし、漏れがないように連絡を手配しましょう。単なる連絡先移転の連絡だけでなく、丁寧な挨拶をプラスするとより印象アップにつながります。
連絡漏れは非常に失礼にあたりますので、リストアップの際は入念にチェックしましょう。